欖菊梁泉輝：員工習慣于在OA系統(tǒng)中處理一切工作
李曉菲 發(fā)表于：13年07月22日 14:32 [綜述] DOIT.com.cn
DOIT軟件與信息化原創(chuàng)報道 中山欖菊日化實業(yè)有限公司是國內最早生產電蚊香的廠家，歷經二十多年的發(fā)展，已成長為擁有員工3000余人的大型的家庭衛(wèi)生殺蟲制品專業(yè)生產企業(yè)�？梢哉f，能將一盤電蚊香業(yè)務做成一家集團式公司的企業(yè)，目前在全中國也就只有欖菊一家。
應用集成打通“信息孤島”
企業(yè)發(fā)展壯大之后，內部管理就需要從人的管理過度到制度的管理，而如何摒除人為因素，保證制度流程更好得到落實，企業(yè)需要借助信息化手段。傳統(tǒng)的企業(yè)信息化大致可以理解為業(yè)務管理和內部柔性管理，落實到具體的IT手段上，即ERP和OA系統(tǒng)。
然而這對組合搭檔的時候，常常出現令人頭疼的問題，那就是兩個系統(tǒng)“各自為政”，不具備集成性。欖菊IT部經理梁泉輝認為，信息系統(tǒng)管理和融合是企業(yè)未來建設的一個必然，整合企業(yè)相關應用，為用戶訪問提供統(tǒng)一的接口十分重要。他舉了一個發(fā)生欖菊在的生動案例。
以前專項審批流程時都要拿著申請表格到相關部門審批，審批結束后再手工維護到ERP系統(tǒng)，而通過與OA集成，員工可以在OA系統(tǒng)上提交申請，實現自助化審批，并且自動寫入ERP系統(tǒng)，免去來回奔波之苦。
在對特定數據的提取、導出、導入等操作中，這種集成便捷性體現得更為明顯。欖菊每次計算客戶獎勵時，財務部門總是需要從ERP系統(tǒng)逐個導出客戶各產品系列銷售量到電子表格，然后根據返利計算公式來計算各個客戶獎勵，接著打印、核對，快遞給各大區(qū)總監(jiān)及相關人員審批，審批完后再快遞回公司財務進行發(fā)放客戶獎勵。而通過與OA系統(tǒng)的集成，只需要通過發(fā)起流程選定客戶范圍，就能夠自動觸發(fā)ERP系統(tǒng)的數據，批量生成客戶獎勵確認流程。以前要很長時間才能完成的工作，現在能夠快速、準確地得到解決。
制度化更需“人性化”
可能不光在靈感創(chuàng)意集聚的廣告公司，很多企業(yè)都在推行著“頭腦風暴”的方式來激發(fā)靈感。而在普通的項目開展中，很多時候我們也需要一個可以提供頭腦風暴的地方，而非只是盯著流程跑。欖菊OA系統(tǒng)中就預留了這樣一間“頭腦風暴辦公室”——BBS(協(xié)作區(qū))。協(xié)作區(qū)基于某一項貫穿全集團的戰(zhàn)略性工作，將企業(yè)內部各相關業(yè)務單元、各部門的員工聚合在一起，高效地開展工作。打破了業(yè)務單元、部門之間的組織壁壘。協(xié)作區(qū)將文件、流程、客戶、供應商、項目、任務等聚合在一起，使得協(xié)作有據可依，避免空談。協(xié)助組成員可以直接在協(xié)作區(qū)發(fā)表意見，共同確定某一件事項，將集體智慧匯聚在一起，營造和諧企業(yè)文化氛圍。
有人認為在中國很難推行企業(yè)級的社交商務，中國人委婉的交流方式，不適合通過社交平臺來溝通工作事宜。但如果是已為這個社交平臺訂立一個交流的主題，而僅僅是借助社交平臺靈活的交流形式，這種平臺的溝通效率應該值得我們拭目以待。
從OA來開始一天的工作
OA項目的實施信息集成和應用集成是欖菊OA項目中兩個重要的組成部分，它解決了欖菊信息化管理的個性化管理需求以及打通傳統(tǒng)應用信息孤島的困惑，但最終還是希望能搭筑一個提升員工工作效率的信息管理系統(tǒng)。梁泉輝告訴我們，所有的員工上班之后都打開OA系統(tǒng)去處理所有的待辦工作，這將是OA系統(tǒng)的最大價值。
