圖：對(duì)于打印機(jī)來說，存在的安全漏洞包括了位于左側(cè)輸出托盤里的文件和保存在內(nèi)部硬盤上的數(shù)據(jù)

此類設(shè)備往往會(huì)具備可以將文檔掃描到電子郵件或者目標(biāo)文件之類的復(fù)雜文檔處理能力，并且除了標(biāo)準(zhǔn)的打印、復(fù)印和傳真等基本操作外，它還可以將用于打印文件的副本信息保存在本地硬盤上。

沒有被監(jiān)控和不安全的多功能外設(shè)

盡管多功能外圍設(shè)備為辦公室?guī)砹怂俣群头奖阈苑矫娴母纳?，但它們也往往?huì)處于沒有被監(jiān)控并且不安全的狀態(tài)，可能在有意或者無意的情況下，導(dǎo)致敏感或者機(jī)密信息落入壞人之手。

它存在問題的部分包括里面的文件可能會(huì)出現(xiàn)無人認(rèn)領(lǐng)情況的輸出托盤，以及用于保存數(shù)據(jù)的內(nèi)部硬盤。舉例來說，如果沒有正確設(shè)置的話，文件可以在發(fā)件人沒有察覺的情況下被作為電子郵件發(fā)送出去，實(shí)現(xiàn)這樣的操作僅僅需要將打印機(jī)設(shè)置為外部電子郵件地址即可。幸運(yùn)的是，有幾種簡(jiǎn)單方法可以減輕這些問題帶來的風(fēng)險(xiǎn)，這包括了使用內(nèi)置安全設(shè)置或者高級(jí)安全選項(xiàng)，具體的選擇取決于所需的安全級(jí)別。

由于涉及到制造商軟件工具和第三方產(chǎn)品的組合，因此，對(duì)于打印環(huán)境來說，面臨的風(fēng)險(xiǎn)是復(fù)雜而獨(dú)特的。多功能外圍設(shè)備中內(nèi)置的安全功能需要包括內(nèi)部硬盤數(shù)據(jù)覆蓋功能在內(nèi)，以實(shí)現(xiàn)在文件處理完成后自動(dòng)清除硬盤上敏感數(shù)據(jù)的目的。

在高端產(chǎn)品中，可能會(huì)提供硬盤加密功能，可以將地址簿數(shù)據(jù)、認(rèn)證信息、存檔文件以及其它資料加密后再保存到硬盤上。為了提高安全性，在傳輸文件數(shù)據(jù)的過程中也可以進(jìn)行加密。舉例來說，佳能就通過單流工具來監(jiān)測(cè)正在打印的文件類型，并確定用戶是否有權(quán)進(jìn)行打印操作。

用戶身份驗(yàn)證或拖放打印

消除出現(xiàn)輸出托盤里文件無人認(rèn)領(lǐng)情況這一常見問題的最簡(jiǎn)單方法，就是選擇用戶身份驗(yàn)證或拖放打印模式。認(rèn)證方式可以選擇用戶ID、智能卡或者生物識(shí)別技術(shù)，來啟用多功能外圍設(shè)備自身或者微軟活動(dòng)目錄服務(wù)器之類的外部認(rèn)證。

通過設(shè)定只有用戶出現(xiàn)在打印機(jī)旁邊才能獲得文件的限制，拖放打印提高了相應(yīng)的安全性。并且還可以帶來其它方面的好處。由于拖放打印采用的是打印機(jī)共享池的模式，所以，用戶可以在任何方便的打印機(jī)上獲得文件，從而減少了輸出文件無人認(rèn)領(lǐng)帶來的浪費(fèi)。

此外，問責(zé)模式的加入讓用戶更加注意到實(shí)際需求的情況。即便已經(jīng)將文件發(fā)送到打印機(jī)上，在出現(xiàn)忘記或者選擇不打印的情況時(shí)，相關(guān)內(nèi)容也不會(huì)被打印出來，并且準(zhǔn)備好進(jìn)行打印的文件也可以隨時(shí)因?yàn)榘l(fā)現(xiàn)已經(jīng)過時(shí)或者不存在必要性而刪除。

從硬件級(jí)別嵌入式技術(shù)啟用和設(shè)備驅(qū)動(dòng)程序管理的角度來看，大概最便宜的選擇就是用戶身份認(rèn)證模式了。對(duì)于諸如佳能、惠普、理光、施樂之類的設(shè)備來說，這已經(jīng)屬于標(biāo)準(zhǔn)功能，所以，這類解決方案往往屬于最便宜的選擇。

來自Equitrac和SafeCom之類第三方供應(yīng)商的產(chǎn)品也可以提供將任務(wù)轉(zhuǎn)向到其它設(shè)備的服務(wù)，并且可以支持設(shè)備混合的環(huán)境。

第三方產(chǎn)品的限制

然而，對(duì)于第三方產(chǎn)品來說，由于不同打印機(jī)采用的打印語言和驅(qū)動(dòng)存在差異，所以，可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)在不同打印機(jī)上輸出結(jié)果不一致的情況。舉例來說，如果一個(gè)裝訂指令被發(fā)送給打印機(jī)的話，只有重新轉(zhuǎn)發(fā)給具備此項(xiàng)功能并且軟件也可以支持該功能的打印機(jī)上才能完成。

有一種工具可以用來消除這種限制，這就是佳能提供的單流通用驅(qū)動(dòng)程序。它可以提示用戶選擇的設(shè)備是否支持完成打印工作的相關(guān)功能。舉例來說，是否具備完成功能。盡管單流僅僅是佳能MEAP設(shè)備的特別定制功能，但也可以支持絕大部分品牌的辦公室用多功能外圍設(shè)備。

通過身份驗(yàn)證模式的應(yīng)用，所有打印活動(dòng)都可以被記錄并匯總，大部分多功能外圍設(shè)備現(xiàn)在都可以實(shí)現(xiàn)跟蹤未經(jīng)授權(quán)訪問活動(dòng)，并進(jìn)行全面審核。在出現(xiàn)安全事故時(shí)，這一功能就顯得非常有用，可以作為迅速識(shí)別和解決問題的基礎(chǔ)，以防止更多信息的泄露。

當(dāng)然，選擇設(shè)備內(nèi)置的安全功能，還是第三方產(chǎn)品，在相關(guān)許可和支持成本之間存在一定的差別。制造商自己的產(chǎn)品與獨(dú)立供應(yīng)商提供的第三方工具之間，在市場(chǎng)方面還是存在一些脫節(jié)。

符合成本效益的統(tǒng)一模式

市場(chǎng)分析公司Quocirca相信，在打印機(jī)領(lǐng)域存在著一種符合成本效益的統(tǒng)一模式，尤其是對(duì)于大型企業(yè)來說，依然存在著沒有得到充分利用的機(jī)會(huì)。當(dāng)然，通過與主流常常建立合作伙伴關(guān)系，諸如Equitrac之類的獨(dú)立供應(yīng)商完全有能力提供相應(yīng)的服務(wù);并且，單流之類的產(chǎn)品也具備了兼容多類型打印機(jī)的安全打印功能。

最簡(jiǎn)單快捷的方法就是使用內(nèi)置的安全功能，可以將文件落到壞人手里的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。從長遠(yuǎn)來看，公司應(yīng)該選擇打印管理服務(wù)來對(duì)打印機(jī)群進(jìn)行控制，以確保打印內(nèi)容和使用人員不會(huì)出現(xiàn)問題，并且部署滿足安全需求的多層安全措施。

最終，對(duì)管理良好的打印設(shè)備進(jìn)行安全處理將變得非常容易，因此，可以為經(jīng)過打印機(jī)和多功能外圍設(shè)備的機(jī)密和敏感數(shù)據(jù)提供更有效的保護(hù)。對(duì)于公司來說，不僅會(huì)將出現(xiàn)代價(jià)高昂的數(shù)據(jù)泄露事件的可能降到最低;而且，與不受控制的打印相比，安全打印也將在財(cái)務(wù)和環(huán)境等方面實(shí)現(xiàn)成本的降低。

打印機(jī)和多功能外圍設(shè)備沒有顯示出會(huì)被淘汰的跡象，并且在相當(dāng)一段時(shí)間內(nèi)，依然會(huì)屬于重要的網(wǎng)絡(luò)終端。因此，對(duì)于所有公司來說，忽視了這些設(shè)備的安全處理都有可能導(dǎo)致出現(xiàn)產(chǎn)生嚴(yán)重影響的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

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