二、痛點(diǎn):銷售生產(chǎn)流程無法形成自動(dòng)化閉環(huán)

制造企業(yè)的生產(chǎn)排期與銷售訂單息息相關(guān)。雖然該企業(yè)的生產(chǎn)排期流程有IT系統(tǒng)進(jìn)行管理實(shí)現(xiàn)了智能化,但是從銷售訂單流轉(zhuǎn)到生產(chǎn)排期系統(tǒng)這一環(huán),仍然是以人工與紙質(zhì)合同進(jìn)行處理,無法形成完整的自動(dòng)化閉環(huán),影響了整個(gè)銷售生產(chǎn)體系的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

1.銷售合同紙質(zhì)流轉(zhuǎn),無法精確排產(chǎn)排期

該企業(yè)對(duì)生產(chǎn)管理與物料采購(gòu)管理嚴(yán)格,需要銷售部門確認(rèn)銷售合同簽署成功后,才能開始排產(chǎn)排期。在使用紙質(zhì)合同時(shí),該企業(yè)從銷售簽約到排產(chǎn)排期的業(yè)務(wù)流程為:企業(yè)簽署→合同郵寄→經(jīng)銷商簽署→合同寄回→人工錄入系統(tǒng)→系統(tǒng)內(nèi)審核→排產(chǎn)排期。

產(chǎn)能和物資儲(chǔ)備是決定企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的關(guān)鍵,多儲(chǔ)備一天的物料或提前一天進(jìn)行排產(chǎn)將能節(jié)省大量資金。在采取紙質(zhì)合同進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)時(shí),該企業(yè)合同流轉(zhuǎn)周期短則一周多則數(shù)月,極其限制企業(yè)物料儲(chǔ)備和生產(chǎn)排期的效率,甚至出現(xiàn)合同丟失需重簽的情況,給排產(chǎn)排期管理造成很大損失。

2.簽署時(shí)間難確認(rèn),影響銷售激勵(lì)核算發(fā)放

該企業(yè)擁有一套清晰的銷售激勵(lì)管理制度,銷售獎(jiǎng)勵(lì)依據(jù)合同簽署時(shí)間進(jìn)行發(fā)放。以往的銷售激勵(lì)發(fā)放流程為:企業(yè)簽署→合同郵寄→經(jīng)銷商簽署→合同寄回→查詢紙質(zhì)合同簽署日期→發(fā)放銷售激勵(lì)。

使用紙質(zhì)合同簽署銷售訂單時(shí),企業(yè)無法有效管理合同簽署時(shí)間。合同實(shí)際簽署日期與合同文本簽署日期不一致、合同正在郵寄無法確認(rèn)簽署時(shí)間、合同簽署時(shí)間修改或事后補(bǔ)充等問題,令發(fā)放激勵(lì)的管理人員承擔(dān)了大量核對(duì)工作,激勵(lì)發(fā)放過程中也出現(xiàn)過銷售人員和公司總部對(duì)合同簽訂日期理解不一致,需要反復(fù)溝通協(xié)商或上級(jí)介入裁判。

三、解決方案:簽約管理系列構(gòu)建電子合同自動(dòng)化流轉(zhuǎn)全流程

上述問題已嚴(yán)重限制了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率,為此該企業(yè)引入了上上簽電子簽約平臺(tái)簽約管理系列,將銷售生產(chǎn)體系的合同流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)全流程電子化,同時(shí)將經(jīng)銷商管理工作實(shí)現(xiàn)了線上管理。

圖源自上上簽電子簽約云平臺(tái)簽約管理系列產(chǎn)品平臺(tái)首頁(yè)

1.生產(chǎn)排期流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

借助電子簽約,該企業(yè)優(yōu)化后的生產(chǎn)排期流程為:線上簽約,數(shù)據(jù)同步→排產(chǎn)人員線上查看合同簽署狀態(tài)→生產(chǎn)排期,相比紙質(zhì)合同的7個(gè)流程節(jié)點(diǎn),省去了4個(gè)節(jié)點(diǎn),流程更加精簡(jiǎn)。

通過上上簽電子簽約平臺(tái),排產(chǎn)排期管理人員可在線查詢合同簽署狀態(tài),以便進(jìn)行排產(chǎn)排期和物料儲(chǔ)備工作,使得物料周轉(zhuǎn)速率和排產(chǎn)排期效率得到提升。

圖源自上上簽電子簽約云平臺(tái),管理人員可查詢合同簽署狀態(tài)

以往采用紙質(zhì)合同,從簽約到執(zhí)行排期,至少需要一到兩個(gè)星期。采用電子合同后,經(jīng)銷商簽署完畢,合同狀態(tài)數(shù)據(jù)立刻同步至系統(tǒng),不需審核即可開啟排產(chǎn)排期流程,平均可提前3-5天排期排產(chǎn),極大提高了生產(chǎn)效率與資金利用率,節(jié)省企業(yè)的生產(chǎn)成本,縮短生產(chǎn)周期。

2.激勵(lì)發(fā)放流程優(yōu)化,銷售激勵(lì)客觀可信

通過合同電子化,如今該企業(yè)的銷售激勵(lì)發(fā)放流程如下:線上簽約,數(shù)據(jù)同步→在線查看簽署日期→發(fā)放銷售激勵(lì),流程節(jié)點(diǎn)降低為紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)時(shí)的二分之一。

結(jié)合電子簽約技術(shù)的不可篡改和高時(shí)效性,合同簽署完成后,激勵(lì)發(fā)放管理人員可以清晰地查詢到每一筆訂單的實(shí)際簽署時(shí)間。合同簽署時(shí)間無法人為更改,銷售激勵(lì)的獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放更加客觀。

圖源自上上簽電子簽約云平臺(tái),管理人員可查看合同簽署時(shí)間

如圖所示,激勵(lì)發(fā)放管理人員可以登錄上上簽電子簽約平臺(tái),在合同管理模塊下查詢每一筆訂單的具體簽署時(shí)間,通過核對(duì)時(shí)間和合同金額發(fā)放激勵(lì),同時(shí)系統(tǒng)也支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出功能,實(shí)現(xiàn)批量數(shù)據(jù)處理。

結(jié)語(yǔ)

供應(yīng)鏈數(shù)智化是制造企業(yè)未來數(shù)年數(shù)智化的重點(diǎn)。該制造企業(yè)中國(guó)區(qū)通過上上簽電子簽約簽約管理系列產(chǎn)品,實(shí)現(xiàn)了合同的簽、發(fā)、存、管、控等全流程電子化自動(dòng)流轉(zhuǎn),特別是在銷售生產(chǎn)流程上補(bǔ)齊了自動(dòng)化的最后一環(huán),優(yōu)化了供應(yīng)鏈上下游協(xié)同能力,從而提高了生產(chǎn)效率。

此外,生產(chǎn)增效與成本管控也是制造業(yè)面臨的普遍難題,通過借鑒該企業(yè)電子簽約應(yīng)用經(jīng)驗(yàn),其他制造型企業(yè)同樣可以實(shí)現(xiàn)銷售生產(chǎn)流程的自動(dòng)化,帶來顯著的經(jīng)濟(jì)效益。

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